一、怎樣理解受控文件

　　什么是受控文件呢?顧名思義，受控文件就是指在使用和存放方面受到控制的文件。
　　這類文件在管理中要求不得隨意更改、丟失，不得隨意帶離檢定場地，而且，還要保證所使用的受控文件必須是適時有效的。

　　那么，受控文件包括哪些呢?它包括能夠保證實驗室質量管理體系正常運行所需要的所有文件(外部的或內部制定的)，例如:法律、法規(guī)、規(guī)章、其他規(guī)范性文件、檢定規(guī)程、校準規(guī)范、檢測方法、檢驗規(guī)則、標準以及圖紙、軟件、規(guī)范、作業(yè)指導書和質量手冊等。   

　　二、文件受控的意義

　　受控文件是用來指導實驗室開展工作的有力依據和法規(guī)，實驗室所從事的工作，不能憑主觀臆造，必須嚴格按照受控文件的相關規(guī)定來進行，這樣才能保證工作有章可循，所傳遞的數據準確可靠。如果對技術文件保管不善，使技術文件的有關數據損壞或丟失，將使工作人員無法判斷測量數據的準確性，無法判定被測產品的技術性能，從而給工作帶來不必要的麻煩。因此，實驗室所使用的技術文件對于其工作起著至關重要的作用。我們必須對所使用的技術文件實施嚴格管理，保證技術文件的準確性、可靠性和適時有效性。   

　　三、造成失控的原因

　　為什么會造成受控文件的失控呢?筆者認為主要是以下幾個方面的原因:

　　1.管理不嚴
　　很多主觀原因和客觀原因使這一管理工作從整體上看做得不夠理想，不夠細致。因此，出現了受控文件在購置、發(fā)放、使用、作廢、回收等方面的失控問題。

　　例如:根據工作的需要，實驗室調整組織機構而出現管理人員的變更，新管理者對以往管理業(yè)務的不熟悉或對質量管理體系運作情況不完全了解，就難免出現工作做得不到位，甚至造成工作的失誤。再有，管理者在工作中抹不開情面，不能堅持原則，對有些事情聽之任之，甚至認為受控文件管理工作無足輕重，得過且過。諸如此類，使管理工作不能得到嚴格落實，不能正常地按照質量管理體系運作。

　　2.個人觀念
　　由于受傳統觀念的影響，人們總是希望從自己過去所從事的工作中積累和保存一些技術資料，以便于日后使用或查閱，因此，喜歡保留自己所使用的技術文件。這種做法主觀愿望是好的，但是，隨著時間的推移，過去所保存的有一定時間性的甚至是對新工作的指導有局限性的技術文件，如果管理不慎或信息不及時、準確，就可能會在不該出現的場合出現或使用，甚至會出現用已經作廢的文件指導工作等現象。更有甚者，有些人把一些技術資料據為己有，給工作帶來不必要的損失或給后人帶來判斷上的迷茫。   

　　四、解決失控的辦法

　　要解決受控文件失控問題，首先必須加強學習，提高工作人員的素質，強化人們的管理意識，使每一個人真正認識到受控文件在實際工作中的地位和重要性，形成自覺遵守規(guī)章制度的氛圍。

　　其次采用微機技術加強管理，解決受控文件的失控問題。

　　由于社會的進步，微機設備及相關的軟件技術參與辦公已被人們認可和接受，并以較高的速度發(fā)展，普及到工作中的每一個環(huán)節(jié)。取消過去那種實驗室現場保存所使用的一切技術文件的管理方式，倡導并推行通過微機進行檢索、查閱所需技術文件的現代化工作方法。

　　實驗室將統一購置和管理的最新技術文件，及時、準確、無誤地通過一定的技術手段輸入到微機中，并進行微機分類管理。借助單位微機局域網絡，使各個網絡的終端可以非常便捷地查閱、檢索各種所需技術文件。

　　管理部門負責適時準確對技術文件進行查新、替換，任何部門或個人不得隨意使用外來文件，如確因工作要求必須使用外來文件時，必須征得管理部門同意，并將相關技術文件的數據輸入微機后，通過微機查閱。

　　綜上所述，實驗室運用微機技術采取集中統一的管理辦法，通過對技術文件進行統一的購置、發(fā)放、作廢、回收，使管理工作更能適應質量管理體系的要求。同時，也減少了管理工作中的一些環(huán)節(jié)，實行專人專管，完全可以保證技術文件的準確可靠。在保證技術文件得到嚴格控制的同時，還可以節(jié)省經費，減少購置數量。實踐證明，此辦法既解決了受控文件失控問題，又符合相關準則和規(guī)范的要求，應該得到廣泛的應用。